15

slide1

16

Сколько ошибок в отчете для директора?

9

Закон Мерфи для бухгалтерии :  Если
баланс не сошёлся с первого раза, то в
нём есть ошибка, а если  сошёлся с
первого раза, то ошибок две

На каждом предприятии руководству предоставляют отчетность. Мы не делим сейчас финансовая это отчетность или  управленческая,  это может быть даже 10 показателей работы компании на одном листке бумаги. Каждому директору, руководителю, собственнику  нужно что-то свое, он ориентируется на данные отчета и принимает решения о том «как дальше жить».  И главный вопрос для такой отчетности –это достоверность показателей, ведь неверный шаг может дорого стоить. В данной статье мы не будем рассматривать умышленное предоставление искривленной отчетности сотрудниками  (ими могут двигать совершенно разные рычаги – бонусы, штрафы за невыполнение плана, лень добывать реальные показатели,  плохое отношение к работе или просто отсутствие настроения в нужный день, некомпетентность и прочее), мы рассмотрим  основные причины неумышленных ошибок  в  «директорских»  отчетах, которые встречаются чаще всего.  Далее возможные причины искривлений поделены на 2 блока: среда и методологические ошибки.

Блок 1 «Среда». На каждом предприятии своя жизнь, свои устои и отчетность руководству  рождается в определенных условиях и  в определенное время. Возможные площадки для искривлений в отчетности:

  1. «Не успеваю». Человек ответственный за отчетность перегружен другими заданиями, которые наваливаются одни на другие,  как по объему информации, так и по срокам. При чем,  данное  «не успеваю» касается всей цепочки  сотрудников, привлеченных в процесс. Естественно, «не успеваю» потому что  много пью кофе или курю за углом это умышленное, мы же здесь о неумышленном.
  2. «ИТ » - устаревшие, неработающие, зависающие, несоответствующие потребностям вашего бизнеса, обслуживающиеся кое-как программы делают жизнь ужасной для ваших сотрудников. На рынке много хороших решений, много хороших специалистов, которые умеют с этим работать и готовы настроить все под вас и ваших сотрудников. И не всегда это баснословно дорого. Не будете пользоваться этими достижениями Вы – будут пользоваться Ваши конкуренты. Кто выиграет   покажет время.
  3. «Голова должна думать, а руки делать,  или каждый должен исполнять свои обязанности». Акцент здесь именно на «свои обязанности». Выполнение чужих  обязанностей только для того чтоб выполнить свои – это отрава к которой потом привыкают и даже не замечают что процесс отравлен и работает ненадлежаще.  Классический пример: бухгалтеру которому нужно сделать отчет до 10 числа  нужны данные отдела продаж до 8-го, отдел продаж постоянно дает данные не в установленный срок, а чуть задержав на день- второй (у них же более высокие цели – продать, а бухгалтер руководству все равно позже  отчет подает). Бухгалтеру когда-то надоест ситуация что на «свой» отчет остается часа 3-4 и будет выбирать нужные для отчета   показатели продаж   сам (при этом естественно можно что-то упустить или не знать). Вот в данный момент предприятие потеряло нужные мозги в нужном месте. Бухгалтера намного можно эффективней для предприятия использовать дав ему в распоряжение его же время на его бухгалтерские функции, например проверить НДС или ознакомиться с новинками в законодательстве. Иначе, соглашайтесь,  что раз уж  бухгалтер потратил свое время на выполнение чужих обязанностей, то возможные финансовые санкции по НДС, другим налогам, сборам, дисциплинам  должны ложиться и на отдел, чьи функции (отчеты) бухгалтер выполнял. В данном примере – это отдел продаж (ведь время на выборку данных продаж можно было потратить на НДС, другие налоги и так далее).

Главный итог блока 1. Вы хотите результат – так дайте возможность его сделать.  Как? Зависит от конкретной ситуации на предприятии и от Вас и уж точно кроме Вас этого никто не сделает. Ставьте нормальные сроки и объемы заданий, найдите узкие места, как в технологиях, так и в персонале, разделите функции, дайте время голове думать.

Блок 2 «Методологические искривления». Это те подходы в учете или предоставлении отчетности, которые используются предприятием, и сами в себе несут угрозу неправильного отображения данных. Последняя тенденция такова, что руководители все чаще смотрят баланс, отчет о прибылях и убытках и находят, что данные отчеты не так уж  плохи, а совсем наоборот- они полезны. Да, детали по продажам или по направлениям деятельности Вы там не найдете, но вот полную общую картину увидеть в них можно. Ответьте на вопрос «когда в последний раз вы задумывались о плежеспособности Вашей компании»? Совсем недавно? А когда считали сам показатель платежеспособности? Его, как раз, легко посчитать по данным баланса и отчета о совокупном доходе (прибылях и убытках) как в краткосрочной, так и средне – и долгосрочной перспективах. Далее попробуем описать наиболее частые методологические искривления в отчетах, поскольку описание всего не может уместиться в одной статье. Итак:

  1. Товары, готовая продукция. Признайтесь себе честно, когда последний раз вы переоценивали запасы, списывали хлам и просрочку. Предприятия, которые занимаются продуктами, делают это регулярно. А вот с остальными наблюдается  повальное нежелание отражать в учете и отчетах, что товар А 2006 года выпуска, который валяется на дальнем складе,  сегодня не возможно продать  по закупочной цене.  Продать то данный товар с дисконтом Вы  согласны и даже рады. Тогда почему же в строке « товары на складах» искомый Товар А сидит у Вас по себестоимости и каждый раз Вам необходимо помнить что что-то там нужно отнять чтоб получить реальную картину на складах?  НДС Вы этим не спасаете, а с 2015 этот налог вообще будет начисляться не ниже себестоимости. Уценка и еще раз уценка. Товары и готовая продукция должны отображаться на складах по цене меньшей из двух: себестоимости или стоимости реализации. Кто должен оценить? Человек, который знает что к чему – тот, кто у вас занимается продажами и знает чем и какими  ценами живет сегодня рынок. В целях отчетности этого достаточно.
  2. Основные средства и нематериальные активы. Вопрос классификации и физического наличия очень актуален. Спишите все, чего нет в наличии, а также то, что полностью износилось/самортизировалось и вы это не собираетесь модернизировать и использовать. Попросите сотрудников тщательно проанализировать действительно ли ящики и стамески   достойны отображаться в основных средствах.  С отображением корректной  стоимости ситуация аналогичная товарам .
  3. Методы учета списания ТМЦ. Совсем непривычная для директоров формулировка, но с ней знаком каждый бухгалтер. Бывала ли у Вас ситуация, что вы точно знаете, что средняя наценка по предприятию 8%, а в отчете, который Вам предоставил бухгалтер 7% или любая другая цифра. Если бывало, просмотрите, спросите  по какому из методов учета списания ТМЦ ведется у Вас учет, проанализируйте соответствует ли он жизни Вашей компании. Если компания отгружает сначала товары самые давние, то галочка в программе напротив «метод по средневзвешенной» не подходит, если вы продаете носки, и со склада отгружаются партии в вперемешку,  то выбирать метод FIFO некорректно Ваш метод средневзвешенный. Присмотритесь к работе Вашего склада, организуйте так, чтоб отгружалось именно в той последовательности, которая необходима для успешной деятельности предприятия и после этого ставим галочку в программе напротив соответствующего метода. Это не единственная возможная причина почему не 8 %, но самая популярная.
  4. Дебиторская задолженность. Как часто вы просматриваете дебиторку? Если Вы – руководитель торговой компании, то часто, даже чаще, чем хотелось бы. Как часто вы видите просроченную дебиторку? Увы, часто. А отображена ли  она должным образом в отчете? Скорей всего нет - ту, которая совсем безнадежная - отобразили, а ту, по которой есть сомнения – нет. И это искажает полную картину Вашей компании, ведь 100% расчитывать на полное поступление денег не приходится. Есть  сомнения  в получении денег - начисляйте резерв, по методу наиболее приемлемому для Вашей компании. Начисление резерва – это не списание дебиторской задолженности, это еще одна строка в отчетности только с минусом, таким образом получаете 2 строки: дебиторка и ее резерв . Полезно это не только для ознакомления, но и для анализа плежеспособности.
  5. Начисление налога на прибыль. Не так давно предприятия подавали декларацию по налогу на прибыль ежеквартально, соответственно ежеквартально  начисляли налог на прибыль и отображали в отчетах затраты по налогу на прибыль. На сегодня основная масса предприятий сдает декларацию раз в год и начисляет налог также раз в год.  Поэтому,  если Вы  считаете сколько заработали за третий квартал отнимите сразу налог на прибыль за этот же квартал. Не искажайте сами себе картину.

Итог блока 2. Нет предела совершенству, значит есть куда стремиться.

И если есть желание получить более точные отчеты и принимать решения на их основе, тогда у Вас появилась новая забота – анализ мест возможных ошибок и сама работа над ошибками.

Успехов!